Leidinggevende vormen samen met de jeugdleden de basis van Scouting. Het bestuur van de groep biedt de ondersteuning om dat mogelijk te kunnen maken. Het bestuur van een Scoutinggroep is dan ook een belangrijke succesfactor voor een gezonde groep.

De leiding van de speltakken is verantwoordelijk voor de uitvoering van het scoutingspel in een vertrouwde omgeving waarbij de jeugdleden worden uitgedaagd om zichzelf te ontwikkelen.

Het bestuur geeft de speltakleiding waar nodig de ondersteuning en de middelen om dit mogelijk te maken. Daar naast draagt het bestuur ook de zorg voor onder andere de huisvesting, de financiën, de mogelijkheid tot deskundigheidbevordering van de vrijwilligers, interne en externe communicatie en de benodigde groepsmaterialen. Het bestuur is verantwoordelijk voor de activiteiten en het beheer binnen de groep en neemt daartoe de nodige besluiten

Functies:

Binnen Scouting Willem-Alexander Harmelen kennen we onderstaande functies. Klik op een functie om te zien wat deze functie inhoud.

Voorzitter (vacature)

  • Leiding geven aan het groepsbestuur
  • Voorzitten van de groepsraad
  • Zorgdragen voor de bewaking en continuïteit van het groepsbeleid
  • Onderhouden van contacten met lokale overheden en het regiobestuur
  • In overleg met het bestuur de PR van de groep regelen. De voorzitter ziet zichzelf als "bruggenbouwer" en weet daarmee de groep in contact te houden met lokale middenstand, sponsoren, etc.
  • Dient affiniteit te hebben en te onderhouden met de leidinggevenden van de speltakken die zorg dragen bij de wekelijkse uitvoering van het scoutingspel
  • Actieve inbreng (procedureel) in dagelijks bestuur. Mede vormgegeven in het te volgend beleid

Secretaris (Annet en Mark Bakker)

  • Voorbereiden en het verslag leggen van vergaderingen
    • Verzamelen van relevante stukken
    • Verzamelen van agendapunten
    • Versturen van de agenda
    • Notuleren tijdens de vergadering
    • Versturen van de notulen
  • Contacten met de gemeente over huur, onderhoud, toekomstplannen, etc.
  • Postadres voor inkomende stukken
  • Actieve inbreng (procedureel) in dagelijks bestuur. Mede vormgegeven in het te volgend beleid 

Contact

Gegevensbeheerder (Inge Vianen)

  • Na ontvangst van ingevulde inschrijfformulieren draagt de gegevensbeheerder zorg voor een correct verwerking
  • Registreert de gegevens van de jeugdleden en de vrijwilligers in Scouts Online (SOL). Dit is het landelijke administratiesysteem van Scouting Nederland
  • Ondersteund leden, ouders/verzorgers, vrijwilligers en het bestuur bij het wijzigen van gegevens in SOL
  • Faciliteert de aanvraag voor Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
  • Draagt zorg voor de juiste verwerking van een VOG binnen SOL en informeert indien nodig het bestuur
  • De gegevensbeheerder werkt nauw samen met de secretaris. Bij onze groep worden deze functies momenteel ingevuld door 1 persoon

Contact

Penningmeester (Denise Noordover)

  • Draagt zorg voor de financiële administratie en het financiële archief
  • Beheerd de bankrekening (betalen van facturen, declaraties, etc.)
  • Jaarlijks opstellen en bewaken van de begroting en een meerjareninvesterings- en afschrijvingsplan
  • Jaarlijks opstellen van een financieel jaarverslag (balans, resultatenrekening en toelichting, etc.)
  • Coördinatie van projectmatige financiële acties
  • Acquisitie van middelen, subsidies en fondsen in samenwerking met anderen
  • Goed verzekeringenbeheer van de groep
  • Actieve inbreng (procedureel) in dagelijks bestuur. Mede vormgegeven in het te volgend beleid

Contact

Groepsbegeleider (Ronald Sloot)

  • Is op de hoogte van wat er onder vrijwilligers leeft en is alert op nieuwe ontwikkelingen
  • Stimuleert de kwaliteit van de vrijwilligers en activeert deze zich hier verder in te ontwikkelen
  • Informeert periodiek bij de vrijwilligers om te horen hoe het gaat
  • Zorgt voor de werving en begeleiding van nieuwe vrijwilligers
  • Bemiddelen bij meningsverschillen binnen de vrijwilligersteams
  • Coördineren van stagiaires en maatschappelijke stages door scholieren
  • Bevorderd de sfeer en samenhang van de vrijwilligers
  • Motiveren, stimuleren en adviseren van bestuursleden
  • Onderhoud contact met de regio
  • Actieve inbreng (procedureel) in dagelijks bestuur. Mede vormgegeven in het te volgend beleid

Contact

 

Praktijkbegeleider (Ronald Sloot)

  • Bewaakt de kwaliteit van de activiteitenprogramma's en de deskundigheid van leidinggevenden en leidingteams
  • Stimuleert leidinggevenden om hun kwaliteiten in te zetten, zich voor hun functie te kwalificeren en zich hierin te blijven ontwikkelen
  • Coaching van  leidingteams om het gewenste kwaliteitsniveau te realiseren
  • Vaststellen en registreren van (deel)kwalificaties van leidinggevenden
  • Onderhoud contact met de praktijkcoach van de regio om de trainingsbehoefte van de leidinggevenden in kaart te brengen en samen de eindkwalificatie vast te stellen
  • Afstemmen vna de deskundigheidsontwikkeling van de leidinggevenden en de teams met de groepsbegeleider
  • Actieve inbreng (procedureel) in dagelijks bestuur. Mede vormgegeven in het te volgend beleid

Contact

Materiaalmeester (Jeroen Schoote)

  • Stelt in samenspraak met het bestuur en de teamleiders een meerjarig investeringsplan op. Deze wordt ter goedkeuring aan de groepsraad aangeboden en wordt na goedkeuring in de begroting opgenomen
  • Verantwoordelijk voor de aanschaf, het beheer en het onderhoud van het groepsmateriaal
  • Stemt samen met de speltakken het gebruik van de materialen af
  • Is verantwoordelijk voor een juiste verzekering van de materialen
  • Is het eerste aanspreekpunt voor de verzekeraar en handelt schadeclaims af
  • Actieve inbreng (procedureel) in dagelijks bestuur. Mede vormgegeven in het te volgend beleid

Contact

Webmaster (Ronald Sloot)

  • Verantwoordelijk voor het vormgeven en het onderhoud, is het eerste aanspreekpunt en zorgt samen met de speltakken en het bestuur voor de invulling van de volgende communicatie faciliteiten:
    • De groepswebsite
    • Onze Scouting App
    • Onze Facebook pagina
  • Onderhoud contacten met de hostingprovider en Scouting Nederland voor de verschillende diensten
  • Beheerd scoutingharmelen.nl. Dit omvat
    • Het aanmaken en beheren van e-mailadressen
    • Het aanmaken en beheren van verzendlijsten
    • Het aanmaken en beheren van subdomeinen
    • Het verdelen en monitoren van de beschikbare ruimte van onze hosting
  • Zoekt continu naar nieuwe technieken zodat onder andere de groepswebsite het visitekaartje is en blijft
  • Geeft samen met de andere bestuursleden vorm aan het media beleid binnen onze groep

Contact